Rote Zone
Aggressiv & abwertend. Energie geht in Angriff und Verteidigung — nicht in die Sache.
PP Entscheidungs-Navi · Vertiefung
Unklare Mandate, verwischte Rollen, stillschweigende Annahmen — das sind die echten Kostentreiber in Ihrer Organisation. Das PP Entscheidungs-Navi macht das unsichtbare System sichtbar. In drei Schritten: WAS, WER, WIE.
McKinsey: 530.000 Managertage und 250 Mio. $ jährlich — verloren durch ineffiziente Entscheidungsprozesse.
01 Das Problem
In den meisten Organisationen ist nicht das Wissen das Problem, sondern das Chaos drumherum. Wer darf was entscheiden? Wer muss informiert werden? Wer hat das letzte Wort? Diese Fragen bleiben oft unausgesprochen. Und das kostet.
530.000
Managertage pro Jahr gehen in Fortune-500-Unternehmen durch ineffiziente Entscheidungsprozesse verloren.
McKinsey
250 Mio. $
Jährliche Kosten durch Entscheidungsverzögerungen — pro Unternehmen. Das entspricht 3 % der Personalkosten.
McKinsey
72 %
der Führungskräfte berichten: schlechte Entscheidungsqualität ist ein kritischer Performance-Blocker.
Gartner
Unklare Mandate, verwischte Rollen, stillschweigende Annahmen — das sind die echten Kostentreiber. Nicht Unwissenheit, sondern fehlende Struktur. Das PP Entscheidungs-Navi setzt genau hier an.
In den meisten Runden wird nicht sauber getrennt zwischen der Machtfrage („Wer darf hier entscheiden?“) und der Prozessfrage („Wie machen wir es konkret?“). Beides läuft durcheinander — und genau da entstehen die zähen Diskussionen.
Schätzungen zufolge scheitern 70–80 % der Veränderungsprozesse nicht an der fachlichen Qualität der Strategie — sondern an internen Widerständen, die eine diffuse Entscheidungskultur und unklare Rollenerwartungen provozieren.
02 Der Weg
Das Navi ist die Weiterentwicklung von Delegation Poker. Es zwingt eine Reihenfolge auf, die sonst durcheinandergerät — und koppelt jedes Mandat verbindlich an den Informationsfluss.
1
Das WAS
Klarheits-Check
Ist die Frage überhaupt reif, um entschieden zu werden? Drei Prüfsteine entscheiden, ob das Spiel eröffnet wird.
2
Das WER
Die 7 Level
Wer hält das Mandat — und wer informiert danach wen? Sieben Stufen zwischen „Ich entscheide allein“ und „Sie entscheiden allein“.
3
Das WIE
Die Verfahren
Das konkrete Methoden-Pack. Nur nötig bei den Leveln 3, 4 und 5 sowie für die Dokumentation der Randstufen.
03 Grundlage zuerst
Entscheidungsprozesse klären sich nur, wenn schwierige Themen offen auf den Tisch dürfen. Unser Geheimtipp sind die drei Kulturzonen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team möglichst gut in der grünen Zone angekommen ist, bevor Sie über Ihre Prozesse sprechen.
Rote Zone
Aggressiv & abwertend. Energie geht in Angriff und Verteidigung — nicht in die Sache.
Pinke Zone
Scheinharmonisch & konfliktscheu. Alles wirkt nett — die echten Themen bleiben unausgesprochen. Der blinde Fleck.
Grüne Zone
Kollaborativ & lösungsorientiert. Widerstand zählt hier als Energie und Information, nicht als Störung.
Tiefer einsteigen:Kulturzonen — GrundlagenSystemmuster-Check
04 Auf einen Blick
Bevor wir in die einzelnen Karten gehen — das ist das Gerüst, auf dem alles steht.
Sind alle relevanten Rollen im Raum? Machen Sie Betroffene zu Beteiligten — sonst entscheiden Sie über Köpfe hinweg und ernten den Widerstand später.
Gehen Sie Schritt für Schritt vor — in der festen Reihenfolge WAS, WER, WIE. Diese Sequenz ist nicht verhandelbar (mehr dazu gleich).
Halten Sie zentral fest, wer welche Art von Entscheidung auf welchem Level trifft. Das ist Ihr organisationales Gedächtnis.
Einigen Sie sich darauf, wo und wie Regeln verändert werden dürfen. Eine Spielregel, die niemand ändern darf, wird zur Fessel.
05 Die goldene Regel
Die häufigste Quelle für Chaos: Teams streiten über das Wie, obwohl das Was noch unklar ist. Das Navi erzwingt die saubere Sequenz.
WAS→WER→WIE
Erst die inhaltliche Klarheit des Gegenstands (WAS). Dann das Mandat und der Grad der Autonomie (WER). Erst danach das konkrete methodische Verfahren (WIE). Nie umgekehrt.
06 Das WAS · Karte „Klarheits-Check“
Bevor Sie das „Wer“ klären, prüfen Sie das „Was“. Der Klarheits-Check ist der unbestechliche Türsteher: Nur wer hier dreimal innerlich nicken kann, eröffnet das Spiel. Das spart spürbar Meeting-Zeit — weil halbgare Fragen gar nicht erst in die große Runde gehen.
Problem-Klarheit
Ist das Problem so unmissverständlich beschrieben, dass alle Anwesenden exakt dasselbe darunter verstehen? Keine semantischen Missverständnisse.
Mandats-Klarheit
Liegt diese Entscheidungshoheit wirklich bei uns? Ist juristisch und strukturell sichergestellt, dass sie nicht zwingend an anderer Stelle im Organigramm liegt?
Lösungsraum
Suchen wir hier wirklich eine finale Entscheidung (Konvergenz) — und sind nicht mehr in der Brainstorming-Phase (Divergenz)?
Beispiel · fällt durch vs. besteht
„Wir brauchen mal eine Lösung fürs Homeoffice“ fällt durch — drei Personen meinen drei verschiedene Dinge (Ausstattung? Anwesenheitsregel? Vertrauensarbeitszeit?). „Wir entscheiden bis Freitag, an wie vielen Tagen pro Woche Anwesenheit im Büro Pflicht ist“ besteht den Check: Frage klar, Mandat beim Team, finale Entscheidung gesucht.
Beispiel · Mandat liegt woanders
Ein Team will entscheiden, ob es ein neues CRM einführt — und merkt im Klarheits-Check, dass Budget und IT-Sicherheit zwingend mitreden müssen. Mandats-Klarheit: nein. Statt zwei Stunden zu diskutieren, klärt es zuerst das Mandat. Genau das ist der Sinn des Türstehers.
Beispiel · noch im Brainstorming
„Wie könnte unsere Weiterbildung 2027 aussehen?“ besteht den Lösungsraum-Check nicht — hier wird noch divergent gesammelt, nicht entschieden. Erst wenn drei konkrete Optionen auf dem Tisch liegen, ist die Frage entscheidungsreif. Vorher den Klarheits-Check zu erzwingen, wäre verfrüht.
07 Das WER · Die Mandats-Karten
Jedes Level definiert zweierlei: Wer trägt die Entscheidung — und wer ist danach in der Bring- oder Holschuld? Das System ist symmetrisch um die Mitte gebaut. Level 1 und 7 sind Spiegelbilder, ebenso 2 und 6, sowie 3 und 5. In der Mitte: der echte Gruppenentscheid.
„Ich entscheide völlig allein.“
Beispiel
Beim Stromausfall beruft die Geschäftsführung sofort den Krisenstab ein — keine Abstimmung, Tempo zählt.
Keine Bringschuld
„Ich entscheide und hole Sie ab.“
Beispiel
Die Bereichsleiterin führt ein neues Schichtmodell ein und wirbt im Townhall aktiv um Zustimmung — entscheidet aber selbst.
Bringschuld + Überzeugen
„Ich entscheide — frage Sie aber zwingend vorher.“
Beispiel
Die IT-Leitung holt vor der Auswahl des Ticketsystems verbindlich die Einschätzung der Service-Teams ein, dann entscheidet sie.
Verfahren: Kategorie B
„Wir entscheiden das vollkommen gemeinsam.“
Beispiel
Zwei gleichberechtigte Projektleiter legen gemeinsam das Release-Datum fest — keiner kann den anderen überstimmen.
Verfahren: Kategorie A
„Sie entscheiden — fragen mich aber unbedingt vorher.“
Beispiel
Ein Junior darf das Team-Tooling wählen, muss aber vorab die Senior-Architektin anhören.
Verfahren: Kategorie B
„Sie treffen die Entscheidung.“
Beispiel
Das Team entscheidet autonom über seinen Sprint-Inhalt, berichtet der Leitung aber proaktiv Ergebnis und Begründung.
Bringschuld des Teams
„Sie entscheiden vollautonom und frei.“
Beispiel
Das Team gestaltet sein Offsite eigenständig. Kein Bericht nötig — ein Logbuch wäre eine separate Vereinbarung.
Keine Bringschuld
Hier liegt die Entscheidung autonom bei einer Partei — ohne aktive Informationspflicht. Bei 1 entscheidet die Führungskraft allein, bei 7 das Team. Die jeweils andere Seite kann sich erkundigen, wird aber nicht proaktiv informiert.
Macht bleibt einseitig, aber es gilt aktive Bringschuld. Level 2: Die Führungskraft entscheidet und holt das Team inhaltlich wie emotional ab. Level 6 ist das Spiegelbild — das Team entscheidet und unterrichtet die Führungskraft proaktiv.
Der Übergang zur kollaborativen Intelligenz. Die Macht bleibt einseitig, aber es besteht die zwingende Pflicht, vorab systematisch Input der anderen Seite einzuholen — gegen Scheinkonsultationen.
Beispiel · Symmetrie sichtbar gemacht
Bei der Frage „Wer legt das Tool-Budget fest?“ spielt die Bereichsleiterin die Level-2-Karte: Sie entscheidet, begründet aber. Ihr Team spielt verdeckt die Level-6-Karte: Es würde gern selbst entscheiden und dann berichten. Die Lücke zwischen 2 und 6 ist jetzt sichtbar und besprechbar — statt als stiller Frust unter der Oberfläche weiterzugären.
08 Das WIE · Die Verfahrens-Karten
Diese Karten kommen nur ins Spiel, wenn Sie sie brauchen — bei Level 4 (Kategorie A), bei Level 3 und 5 (Kategorie B) und für die Dokumentation der Randstufen 1 und 7 (Kategorie C). Dadurch bleibt das System im Alltag leichtgewichtig.
Kategorie A · für Level 4 (Einigen)
A1
Numerische Überlegenheit
Die einfache oder absolute Mehrheit erzwingt die Entscheidung. Schnell, aber jede Abstimmung erzeugt eine Minderheit — in reifer Selbstorganisation wegen der Verlierer-Problematik bewusst einsetzen.
Beispiel
Das Team stimmt ab, welcher von zwei gleichwertigen Terminen für die Klausurtagung gilt. Operativ, zeitkritisch, geringe Korrekturkosten — Mehrheit reicht.
A2
Widerstandsminimierung
Alle bewerten jede Option — inklusive „weiter wie bisher“ — mit Widerstandspunkten von 0 (volle Akzeptanz) bis 10 (strikte Ablehnung). Die Option mit dem geringsten kumulierten Widerstand gewinnt. Vermeidet heimliche Verlierer.
Beispiel
Vier Vorschläge für das neue Großraum-Konzept. Statt einer knappen Mehrheit gewinnt die Variante mit dem geringsten Gesamt-Widerstand — die, mit der alle leben können.
A3
Vollständige Zustimmung
Alle müssen explizit „Ja“ sagen — eine Gegenstimme blockiert. Die Lähmungsgefahr ist real und erheblich. Strikt reserviert für Fundamentales.
Beispiel
Die Partner ändern den Gesellschaftszweck in der Satzung. Identitätsfrage — hier muss jede Stimme tragen, sonst gilt es nicht.
Kategorie B · für Level 3 & 5 (Konsultieren / Beraten)
B1
Offene Beratung
Die entscheidende Rolle holt sich Rat bei Fachexperten und Betroffenen — Form frei, vom informellen Gespräch bis zum Workshop. Am Ende entscheidet die benannte Person allein.
Beispiel
Eine Teamleiterin will die Wochenstruktur ändern. Sie befragt zwei betroffene Kolleginnen und einen Scheduling-Experten, dann entscheidet sie eigenverantwortlich.
B2
Formalisierte Einwandintegration
Eine Rolle bringt einen Vorschlag ein. In festen Runden — Verständnisfragen, Reaktionen, schwerwiegende Einwände, Integration — wird geschärft. Die finale Entscheidung bleibt bei der einbringenden Person.
Beispiel
Der Prozessverantwortliche bringt ein neues Freigabe-Workflow-Modell ein. In strukturierten Runden werden Einwände aus fünf Abteilungen integriert — er entscheidet final.
B3
Begrenzte Autonomie
Wie B2, aber bestimmte Rollen haben ein echtes Veto, wenn der Vorschlag rote Linien überschreitet (IT-Sicherheit, Compliance, Budget). Das Veto ist kein politisches Instrument, sondern eine strukturelle Schutzfunktion.
Beispiel
Beim Rollout einer neuen Netzleittechnik behält die IT-Sicherheit ein Veto — falls eine Komponente regulatorische Vorgaben verletzt, ist Schluss. KRITIS-Schutz.
Der rote Token
Bei einer Konsultations-Karte (Level 3 oder 5) kann ein Experte einen signalroten Token auf seine Karte legen. Das Signal: „Mein Rat muss befolgt werden — ein Ignorieren brächte uns in reale rechtliche oder existenzielle Gefahr.“ Wird er übergangen, trägt er das Thema auf die nächste Eskalationsebene. Kein Veto, aber eine angekündigte Eskalation. Beispiel: Der Datenschutzbeauftragte legt den roten Token, weil ein geplantes Tracking gegen die DSGVO verstößt.
Kategorie C · für Level 1 & 7 (Dokumentation)
C1
Passive Dokumentation · Holschuld
Die Entscheidung wird in einem digitalen Tool (z. B. Notion, MS Teams) lückenlos verschriftlicht. Es herrscht vollkommene Holschuld — der Rest der Organisation informiert sich selbst.
Beispiel
Ein autonomes Produktteam dokumentiert jede Roadmap-Entscheidung in Notion. Wer wissen will, warum Feature X verschoben wurde, schaut nach — niemand muss aktiv informieren.
C2
Aktives Push · Bringschuld
Die Entscheidung wird unverzüglich aktiv an alle relevanten Stakeholder gepusht — etwa per Townhall oder Announcement. Unbedingte Bringschuld.
Beispiel
Die Entscheidung, ein Werk zu schließen, geht sofort per Townhall an alle Standorte. Bei dieser Tragweite wäre stilles Mitschreiben im Logbuch fahrlässig.
09 Ein Durchlauf am Stück
Damit es greifbar wird: ein Stadtwerk will entscheiden, ob es seine Kundenhotline künftig teilweise per KI-Assistenten beantworten lässt. So läuft das Navi.
Klarheits-Check. Problem-Klarheit: „Sollen wir Standardanfragen Stufe 1 ab Q1 über einen KI-Assistenten lösen?“ — alle verstehen dasselbe. Mandat: liegt beim Bereich Kundenservice, mit IT und Datenschutz als Beteiligten. Lösungsraum: finale Ja/Nein-Entscheidung, kein Brainstorming mehr. Dreimal Ja → Spiel eröffnet.
Mandat klären. Die Servicebereichsleiterin und ihr Team-Lead spielen verdeckt. Sie legt Level 3 (Konsultieren), der Team-Lead erwartet Level 5 (Beraten). Beide wollen, dass die Leiterin entscheidet — aber erst nach echtem Input. Match. Es geht weiter zu Schritt 3.
Verfahren wählen. Level 3/5 → Kategorie B. Wegen Datenschutz-Risiko fällt die Wahl auf B3 (IDM mit Veto-Recht): Der Datenschutzbeauftragte bekommt ein echtes Veto, falls die Lösung gegen die DSGVO verstößt. Strukturierte Runden, Einwände integriert, Leiterin entscheidet final.
Und danach
Weil die Entscheidung viele Schnittstellen berührt, dokumentiert das Stadtwerk sie nicht still — es wählt den aktiven Broadcast (C2): ein kurzes Update an Service, IT, Betriebsrat und Geschäftsführung. Im Logbuch steht, wer konsultiert wurde und warum der Datenschutz grünes Licht gab. In sechs Monaten weiß noch jeder, wie diese Entscheidung zustande kam.
Gegenprobe · was ohne Navi passiert wäre
Ohne Navi hätte die Runde sofort über Anbieter und Bots gestritten (das WIE), bevor klar war, wer überhaupt entscheidet (das WER) — und ob Datenschutz ein Veto hat. Zwei Meetings später wäre der Betriebsrat verärgert dazwischengekommen. Genau diese Schleife schneidet die feste Reihenfolge ab.
10 Meisterklasse · Horizontal spielen
Vertikal geht es um Empowerment von oben nach unten. Horizontal geht es um hartes Domain Alignment: die konfliktfreie Abgrenzung von Verantwortung zwischen gleichgestellten Silos. Die Karten bedeuten hier nicht „Ich erlaube dir etwas“, sondern: „Ich beanspruche dieses Thema für meine Domäne.“
Zwei gleichgestellte Einheiten — etwa Marketing und Produktentwicklung, oder die zentrale IT und die operativen Bereiche — klären ihre Spielregeln. Beide spielen verdeckt eine Karte zur selben Frage und decken gleichzeitig auf. Drei Bilder können entstehen:
Beide niedrig (1–2)
Beide beanspruchen volle Autonomie über dasselbe Thema. Sofort stoppen — das ist ein struktureller Fehler im Organisationsdesign. Erst hart das Mandat klären, dann weiterspielen.
Beide hoch (6–7)
Beide spielen den Ball weg von sich. Noch gefährlicher — gerade in KRITIS fallen so kritische Aufgaben unbemerkt zwischen alle Stühle. Lead bestimmen oder eine temporäre Taskforce bilden.
Komplementär (z. B. 2 & 6)
Ein Bereich übernimmt, der andere lässt bewusst los. Das perfekte Match. Weiter auf Ebene 3, um die konkreten Kommunikationswege festzulegen.
Beispiel · IT trifft Fachbereich
Frage: „Wer entscheidet über die Konfiguration der neuen Schicht-Planungs-Software?“ Die zentrale IT legt verdeckt Level 2 („Wir konfigurieren, ihr werdet informiert“), der operative Bereich legt Level 4 („Das müssen wir gemeinsam entscheiden“). Lücke sichtbar — keine Eskalation im Flur, sondern eine saubere Klärung am Tisch: Welche Teile gehören in die IT-Domäne, welche brauchen Co-Creation?
Stakeholder-Mapping bei ausufernder Komplexität. Der Case-Owner sitzt im Zentrum, die Stakeholder im Kreis. Jeder spielt verdeckt eine Karte zur Frage: „Wie tief muss meine Abteilung eingebunden werden, um Schaden vom Gesamtunternehmen abzuwenden?“
Beispiel · Einführung einer unternehmensweiten Software
Das Projekt tangiert IT, Personal, Recht und Geschäftsführung gleichzeitig. So liest sich die Wärmebildkamera:
IT spielt Level 7 → „Betrifft uns kaum, wir wollen nur eine saubere Architektur-Doku im Logbuch.“ Darf das Meeting verlassen, Ressourcen werden frei.
Personal spielt Level 3 → „Wir müssen arbeitsrechtlich prüfen.“ Fest als Konsultationspartner verankert, gewichtige Stimme — aber kein blockierendes Veto.
Recht spielt Level 5 → „Erst anhören, dann entscheidet ihr.“ Wird vor der finalen Wahl gehört, überlässt die Entscheidung aber dem Case-Owner.
Geschäftsführung spielt Level 4 → „Strategisch zu groß, wir entscheiden mit.“ Bildet mit dem Case-Owner den inneren Zirkel und durchläuft das Konsent-Verfahren.
Ergebnis: ein messerscharfer, rollenbasierter Prozess-Plan — und ein Ende des Meeting-Tourismus, bei dem alle bei allem dabei sitzen.
11 Damit es bleibt
Ein geklärtes Mandat, das niemand festhält, verflüchtigt sich bis zum nächsten Konflikt. Überführen Sie das Ergebnis in ein digitales Tool — entlang derselben dreistufigen Logik.
Den Problem-Rahmen und die Deadline, so präzise, wie sie der Klarheits-Check verlangt hat.
Das gewählte Autonomie-Level und die konkret benannten Personen oder Rollen.
Das gewählte Verfahren samt Spur: Wer wurde konsultiert? Welche Einwände wurden integriert?
Wozu der Aufwand
Das Logbuch verhindert organisationale Amnesie. Wenn in einem Jahr jemand fragt „Warum machen wir das eigentlich so?“, steht dort, wer damals konsultiert wurde und welche Argumente gewogen wurden. Kontrolle verwandelt sich von Micro-Management in eine skalierbare Vertrauensstruktur.
Pio fragt
„Wie passe ich mich an, ohne meine Farbe zu verlieren?“ — Genau darum geht es beim Navi: Rollen und Verfahren ändern sich je nach Kontext, aber die Klarheit darüber, wer entscheidet und wer wen informiert, bleibt stabil.
12 Im Vollkontakt arbeiten
Wir bringen das Entscheidungs-Navi als begleiteten Diagnose-Prozess in Ihr Führungsteam — ein neutraler Facilitator hält die Sequenz WAS, WER, WIE, macht Vakuum und Domänen-Krieg sichtbar und überführt das Ergebnis in Ihr Tooling. Psychologisch fundiert. Unternehmerisch pragmatisch. Im Vollkontakt.
Das PP Entscheidungs-Navi ist eine Weiterentwicklung von Delegation Poker (Management 3.0, Jurgen Appelo) und integriert das soziokratische Konsentprinzip, Systemisches Konsensieren und den Advice Process zu einem dreidimensionalen Navigationssystem für Mandat und Verfahren. Vertiefende Impulse, Methoden und Beispiele finden Sie laufend ergänzt auf dieser Seite. Quellen u. a.: McKinsey (Entscheidungskosten), Gartner (Entscheidungsqualität).
13 Werkzeug-Koffer
Zwölf Kern-Modelle in vier Kategorien — einzeln wirksam, zusammen ein System.
I · Kultur & Kontakt
Die 3 Kulturzonen
Kultur verstehen und aktiv gestalten
I · Kultur & Kontakt
Gewaltfreie Kommunikation
Schwierige Themen sicher lösen
I · Kultur & Kontakt
Entwicklungsorientiertes Feedback
Feedback, das ankommt
II · Kontext & Entscheidung
See oder Wildbach?
Wann passt welche Methode?
II · Kontext & Entscheidung
Circle of Influence
Vom Meckern zum Machen
II · Kontext & Entscheidung
Faust bis Fünf
Schneller und besser entscheiden
III · Die Rolle
Die 3 Seiten der Führung
Vom Fachexperten zur Führungskraft
III · Die Rolle
Transaktionsanalyse
Von der Vermeidung zur Verantwortung
III · Die Rolle
Coaching mit GROW
Als Führungskraft Menschen stärken
IV · Strategie & System
Das PP-Führungsmodell
Wirksam führen vom Meeting bis zur Organisation
IV · Strategie & System
Arbeit im vs. am System
Systemische Verbesserung verankern
IV · Strategie & System
Pyramidale Kommunikation
Wirksame, strategische Kommunikation