Räume öffnen und schließen
Wie kannst du Meetings und Projekte durch bewusste Prozessgestaltung effektiver gestalten?
Hast du dich je gefragt, warum manche Meetings oder Projekte reibungslos verlaufen, während andere im Chaos versinken? Der Erfolg liegt oft nicht in der Methode selbst, sondern in der Prozesskompetenz – der Fähigkeit, Abläufe bewusst zu gestalten.
Interessanterweise folgen viele erfolgreiche Methoden und Prozesse den gleichen Grundprinzipien. Wenn du diese Prinzipien erkennst und verstehst, kannst du sie auf unterschiedlichste Situationen übertragen – von der Gestaltung eines Meetings bis hin zur Steuerung eines komplexen Projekts oder einer Verhandlung. Das Herzstück dieser Prozesskompetenz ist die Fähigkeit, Räume zu öffnen, darin zu arbeiten und sie wieder zu schließen.
Prozesse sind wie Bücher: Einleitung, Hauptteil, Schluss
Die meisten erfolgreichen Abläufe folgen einem einfachen, aber wirkungsvollen Muster, das du aus Büchern kennst:
Einleitung: Hier werden die Beteiligten, der Rahmen und das Grundthema vorgestellt. Im geschäftlichen Kontext bedeutet das, du schaffst eine gemeinsame Basis und klärst die Erwartungen.
Hauptteil: Ohne die Einleitung kaum verständlich, ist dies der Kern der Handlung. Im Meeting werden hier Entscheidungen getroffen, im Projekt wird die Arbeit erledigt.
Schluss: Konflikte werden gelöst und die Geschichte kommt zu einem Abschluss. Im Unternehmenskontext sichert dieser Schritt, dass die Arbeit nachhaltig wirkt und nicht einfach verpufft.
Diese drei Phasen können als das Öffnen, Arbeiten und Schließen von Räumen betrachtet werden.
Der Dreiklang der Prozessgestaltung: Raum öffnen, arbeiten, schließen
Diese Metapher des Raums bietet dir einen hilfreichen Rahmen, um Prozesse jeder Art erfolgreich zu gestalten:
1. Den Raum öffnen
Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, muss ein klarer Rahmen geschaffen werden. Dies ist die Einleitungsphase.
Zweck: Schaffe einen gemeinsamen Startpunkt und stelle sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.
Wichtige Fragen:
Was ist das klare Ziel dieses Meetings / Projekts?
Was sind die Erwartungen an alle Beteiligten?
Welche Themen oder Rahmenbedingungen müssen zu Beginn geklärt werden, um produktiv zu sein?
Wer ist dabei, und warum?
Beispiel: Zu Beginn eines Projekts werden Ziele, Rollen und der Zeitplan klar definiert.
2. Im Raum arbeiten
Hier findet die eigentliche Interaktion und Arbeit statt. Dies ist der Hauptteil des Prozesses.
Zweck: Nutze die geklärten Rahmenbedingungen, um effektiv zusammenzuarbeiten, Probleme zu lösen und Ergebnisse zu erzielen.
Wichtige Fragen:
Welche Prinzipien helfen uns, erfolgreich zusammenzuarbeiten?
Wie stellen wir sicher, dass alle Stimmen gehört werden?
Welche Methoden oder Werkzeuge nutzen wir, um die Arbeit zu erledigen?
Wie treffen wir Entscheidungen?
Beispiel: In einem Meeting werden die verschiedenen Meinungen zu einem Thema gehört, und es wird gemeinsam eine Entscheidung getroffen.
3. Den Raum schließen
Ein guter Prozess endet nicht einfach. Er wird bewusst abgeschlossen, um die Ergebnisse zu sichern und nachhaltig zu machen.
Zweck: Sorge dafür, dass die Ergebnisse des Meetings oder Projekts nicht verpuffen und dass offene Punkte geklärt sind.
Wichtige Fragen:
Was haben wir heute entschieden?
Wer macht was bis wann?
Was haben wir gelernt, das wir in der Zukunft anders machen können?
Wie sichern wir, dass die Ergebnisse umgesetzt werden?
Beispiel: Am Ende eines Meetings werden die nächsten Schritte, Verantwortlichkeiten und Fristen zusammengefasst und dokumentiert.
Lineare vs. Iterative Prozesse: Welcher Ansatz passt zu deinem Kontext?
Die Prinzipien des Öffnens, Arbeitens und Schließens finden sich sowohl in linearen als auch in iterativen Prozessen wieder. Der Unterschied liegt in der Flexibilität und im Umgang mit Unsicherheit.
Lineare Prozesse: Klar planen und steuern
Lineare Prozesse sind wie ein gut strukturierter Roman: Sie folgen einem klaren Ablauf von Anfang bis Ende.
Ansatz: Planen und Steuern. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.
Flexibilität: Gering, da der Plan konsequent umgesetzt wird.
Risikomanagement: Risiken werden im Voraus minimiert.
Wann einsetzen: Wenn Anforderungen stabil, Ergebnisse vorhersehbar und Änderungen unwahrscheinlich sind (z.B. bei Routineprojekten).
Iterative Prozesse: Flexibel gestalten und anpassen
Iterative Prozesse sind wie eine Serie aus Kurzgeschichten: Jeder Abschnitt ist in sich abgeschlossen, Teil eines größeren Ganzen, und wird durch Lernen und Anpassen vorangetrieben.
Ansatz: Ausprobieren und Anpassen.
Flexibilität: Hoch, da Anpassungen jederzeit möglich sind.
Risikomanagement: Risiken werden durch kontinuierliches Lernen gemindert.
Wann einsetzen: Wenn Anforderungen unklar oder dynamisch sind (z.B. bei innovativen Projekten oder komplexen Problemen).
Beispiel: Design Thinking öffnet erst den "Problemraum", um das Kundenbedürfnis zu verstehen, und dann den "Lösungsraum", um Prototypen zu entwickeln, die iterativ getestet und angepasst werden.
Fazit: Die Passung entscheidet
Weder der lineare noch der iterative Ansatz ist per se "besser". Der Schlüssel liegt darin, den Kontext und die Anforderungen zu verstehen, um den passenden Ansatz zu wählen. In stabilen Umfeldern sind lineare Prozesse effizient. In dynamischen und unsicheren Situationen bieten iterative Prozesse die nötige Flexibilität. - Mehr hierzu findest du in unserem Artikel zum Bild der Gewässer.
Indem du verstehst, wie sich diese beiden Ansätze in der Gestaltung von Räumen unterscheiden, kannst du deine Prozesskompetenz stärken und Prozesse bewusster gestalten, die nachhaltig zum Erfolg führen.
Reflexionsfragen: Deine Prozesskompetenz schärfen
In welchen deiner Meetings oder Projekte siehst du die Phasen Raum öffnen, arbeiten, schließen bereits am besten umgesetzt?
Wo gibt es Abläufe in deinem Team, in denen eine dieser Phasen (besonders das Öffnen oder Schließen) zu kurz kommt? Was könnten die Folgen sein?
Denkst du eher in linearen oder iterativen Prozessen? In welchen Situationen wäre der jeweils andere Ansatz zielführender?
Wie könntest du die Metapher des "Raums" nutzen, um deinem Team ein besseres Verständnis für die Prozessgestaltung zu vermitteln?
Welches Projekt oder Meeting in deinem Alltag wäre ein guter "Übungsfall", um bewusst das Öffnen und Schließen von Räumen zu trainieren?
Werde zum Prozess-Architekten: Schaffe den Rahmen für nachhaltigen Erfolg!
Die Fähigkeit, Prozesse bewusst zu gestalten, ist eine der wichtigsten Führungskompetenzen. Sie ermöglicht es dir,Meetings effizienter zu machen, Projekte erfolgreich abzuschließen und die Zusammenarbeit im Team nachhaltig zu verbessern. Doch die Anwendung dieser Prinzipien erfordert ein geschultes Auge und die Bereitschaft, Abläufe nicht einfach hinzunehmen, sondern aktiv zu formen.
Wir von Pioneers Partners GmbH sind darauf spezialisiert, dich und dein Führungsteam auf dieser Reise zu begleiten. In unseren maßgeschneiderten Trainings und Coachings lernst du nicht nur die Theorie hinter dem Öffnen und Schließen von Räumen, sondern entwickelst auch die praktische Kompetenz, um Prozesse so zu gestalten, dass sie zu deiner Organisation und den jeweiligen Herausforderungen passen.
Wir unterstützen dich dabei, deine Prozesskompetenz zu stärken, indem du lernst:
Prozesse bewusst zu strukturieren, vom Öffnen über das Arbeiten bis zum Schließen des Raums.
Die passende Prozessart – linear oder iterativ – für jede Situation zu wählen.
Deinem Team ein Verständnis für wirksame Prozessgestaltung zu vermitteln und es zu befähigen, selbst die Verantwortung für den Erfolg von Projekten, Meetings und Verhandlungen zu übernehmen.
Möchtest du lernen, wie du...
... jedes Meeting, Projekt und jede Verhandlung so gestaltest, dass die Ergebnisse gesichert und nachhaltig sind?
... die Dynamik in deinem Team positiv beeinflusst, indem du klare, nachvollziehbare und effektive Abläufe schaffst?
... zum "Prozess-Architekten" wirst, der den Rahmen für erfolgreiche Zusammenarbeit baut?
Dann laden wir dich herzlich zu einem unverbindlichen Gespräch ein. Lass uns gemeinsam herausfinden, wie wir dich und dein Unternehmen dabei unterstützen können, die transformative Kraft einer bewussten Prozessgestaltung voll zu entfalten!