Arbeit im vs. Arbeit am System

Dein Navigator für Effizienz und Weiterentwicklung

Stell dir vor, du bist Kapitän:in eines Segelschiffs. Manchmal kämpfst du mit deiner Crew gegen hohe Wellen, bei denen jede:r an seinem/ihrem Posten bleibt, um das Schiff sicher zu steuern. Ein anderes Mal liegst du mit deinem Team im Hafen, wo ihr das Schiff inspizieren und optimieren könnt. Wie schaffst du es, zwischen diesen beiden Welten zu wechseln und sicherzustellen, dass dein Team sowohl im Alltag effizient als auch für zukünftige Herausforderungen bestens aufgestellt ist?

Die Unterscheidung zwischen "Arbeit im System" und "Arbeit am System" ist ein zentraler Aspekt moderner Organisationsentwicklung. Sie zeigt auf, wie Unternehmen ihre Arbeitsstrukturen und -prozesse gezielt verbessern können. Diese Differenzierung beleuchtet zwei unterschiedliche Modi, in denen sich Organisationen bewegen: den operativen Modus für das Tagesgeschäft und den strategischen Entwicklungsmodus für die langfristige Transformation.

Zwei Modi, ein Ziel: Das Segelschiff als Metapher

Du kannst dir die Unterscheidung zwischen "Arbeit im System" und "Arbeit am System" wie zwei Szenarien auf einem Segelschiff vorstellen:

1. Arbeit im System – Das Segelschiff bei hohem Seegang

Hier ist die Crew auf hoher See, die Wellen sind stark und jede:r muss an seinem/ihrem Posten sein.

Fokus: Operative Effizienz und die Bewältigung unmittelbarer Herausforderungen. Es geht darum, die gegebenen Strukturen und Prozesse reibungslos und verlässlich zu nutzen, um das Schiff stabil zu halten und die Fahrt zu sichern.
Ziel: Im Moment bestmöglich zu funktionieren und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten. Die Arbeitsweise wird nicht infrage gestellt.
Beispiel: Ein Team arbeitet unter Zeitdruck an einem wichtigen Projekt-Meilenstein. Jede:r konzentriert sich auf seine/ihre Rolle und Aufgaben, um das Ziel termingerecht zu erreichen.

2. Arbeit am System – Das Segelschiff im Hafen

Nach der Rückkehr in den Hafen kann die Crew einen Schritt zurücktreten, das Schiff von außen betrachten und reflektieren.

Fokus: Strukturen, Rollen und Besetzungen analysieren und überdenken. Es geht darum, Prozesse zu optimieren, Verantwortlichkeiten neu zu verteilen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Ziel: Beim nächsten Einsatz effizienter und resilienter zu sein. Feedbackschleifen werden eingeführt, um Abläufe zu verbessern und Strukturen anzupassen.
Beispiel: Ein Team führt eine Retrospektive durch, um zu analysieren, welche Prozesse im letzten Projekt gut liefen und welche verbessert werden müssen, um zukünftige Projekte reibungsloser zu gestalten.

Warum die Unterscheidung so wichtig ist: Effizienzverluste vermeiden

Eine Vermischung der beiden Modi kann zu erheblichen Ineffizienzen führen:

Verwischte Grenzen: Wenn unklar ist, ob man sich gerade im operativen Tagesgeschäft oder im strategischen Entwicklungsmodus befindet, besteht die Gefahr, dass operative Prozesse ständig hinterfragt oder verändert werden, ohne dass ein klarer Rahmen für Anpassungen besteht.
Unterbrechungen: Strukturelle Überlegungen und Verbesserungsinitiativen können durch operative Dringlichkeiten unterbrochen oder verwässert werden.
Keine der Aufgabenwelten wird effektiv umgesetzt: Weder das Tagesgeschäft noch die langfristige Entwicklung wird wirklich vorangebracht.

Deshalb ist es für Führungskräfte entscheidend, in Meetings und im Arbeitsalltag klar zu kommunizieren, ob sich das Team gerade im Modus der "Arbeit im System" (bei hohem Seegang) oder der "Arbeit am System" (im Hafen) befindet. Diese bewusste Unterscheidung und transparente Kommunikation schaffen Klarheit und ermöglichen es der Organisation, sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch in der strategischen Entwicklung effizient und wirkungsvoll zu agieren.

Eine Kernrolle hierbei spielt die bewusste Gestaltung der "Meeting-Landschaft": Welche Meetings sind für die Klärung des Tagesgeschäfts (Arbeit im System) und welche für die Verbesserung des Systems, der Prozesse und Vereinbarungen (Arbeit am System) gedacht?

Reflexionsfragen: Dein Team navigieren

Selbstreflexion

Wann befindest du dich hauptsächlich im Modus der "Arbeit im System" und wann nimmst du dir bewusst Zeit für die "Arbeit am System"?
In welchen Situationen fühlst du dich sicher in deiner Rolle als Führungskraft und in welchem Modus – operativ oder strategisch – fühlst du dich herausgefordert?
Wie kommunizierst du derzeit, ob ihr als Team "im" oder "am" System arbeitet? Woran könntest du noch feilen, um das klarer zu machen?

Fragen, die du mit deinem Team besprechen kannst

Wie erleben wir als Team den Unterschied zwischen "Arbeit im System" und "Arbeit am System"? Wann gelingt uns die Trennung gut und wann verschwimmen die Grenzen?
Welche Herausforderungen entstehen in unserem Team, wenn wir den Modus nicht klar definieren? Wie könnten wir dem entgegenwirken?
Wie können wir gemeinsam ein besseres Verständnis dafür entwickeln, wann wir uns im operativen Tagesgeschäft befinden und wann wir Zeit für strategische Weiterentwicklung nehmen?
Wie gut ermöglicht es uns unsere aktuelle Meeting-Landschaft, beide Arten von Arbeit wirksam zu gestalten?

Transferfragen: Anwendung im Arbeitsalltag

Systematische Integration

Welche regelmäßigen Gelegenheiten (z. B. Meetings, Workshops) kannst du nutzen, um die "Arbeit am System" gezielt zu fördern?
Welche Schritte kannst du einleiten, um sicherzustellen, dass die "Arbeit am System" nicht durch dringende operative Aufgaben verdrängt wird?
Wie kannst du im Team Feedbackschleifen etablieren, um eure Zusammenarbeit und Prozesse kontinuierlich zu verbessern, ohne die operative Arbeit zu stören?

Langfristige Perspektive

Welche konkreten Maßnahmen oder Prozesse kannst du einführen, um eine klare Unterscheidung zwischen den beiden Modi zu ermöglichen?
Wie könntet ihr den Fortschritt sowohl in der operativen Stabilität ("Arbeit im System") als auch in der strategischen Weiterentwicklung ("Arbeit am System") messbar und transparent machen?
Welche Ziele setzt ihr euch als Team für die nächste Phase der "Arbeit am System"? Welche Ressourcen oder Unterstützung braucht ihr, um diese Ziele zu erreichen?

Optimiere deine Organisation: Wechsle bewusst zwischen "im" und "am" System!

Die Fähigkeit, bewusst zwischen "Arbeit im System" und "Arbeit am System" zu wechseln, ist entscheidend für langfristigen Erfolg und Anpassungsfähigkeit. Es geht darum, nicht nur das Tagesgeschäft effizient zu steuern, sondern auch proaktiv die Weichen für die Zukunft zu stellen. Doch die Etablierung dieser Unterscheidung und die konsequente Integration in den Alltag erfordert klare Kommunikation, disziplinierte Planung und oft auch eine Veränderung der bestehenden Gewohnheiten.

Wir von Pioneers Partners GmbH sind darauf spezialisiert, Organisationen dabei zu unterstützen, diese Dualität erfolgreich zu leben. In unseren maßgeschneiderten Beratungen und Workshops erarbeiten wir mit dir und deinem Team konkrete Strategien und Tools, um die Balance zwischen Operativem und Strategischem zu finden und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.

Wir unterstützen dich dabei, die Effizienz im Tagesgeschäft zu steigern und gleichzeitig die Weichen für zukünftige Erfolge zu stellen, indem du lernst:

Eine klare "Meeting-Landschaft" zu gestalten, die Raum für beide Arten der Arbeit bietet.
Deinem Team die Unterscheidung zwischen "Arbeit im System" und "Arbeit am System" transparent und wirkungsvoll zu vermitteln.
Strategien zu entwickeln, um Verbesserungsprozesse nachhaltig zu verankern und vor operativen Dringlichkeiten zu schützen.

Möchtest du lernen, wie du...

... dein Team sicher durch den "Seegang" des Tagesgeschäfts navigierst und gleichzeitig das "Schiff im Hafen" optimal für die Zukunft rüstest?
... Ineffizienzen durch unklare Rollen und Aufgaben vermeidest und klare Rahmenbedingungen schaffst?
... eine Organisation entwickelst, die sowohl im operativen Alltag als auch in der strategischen Weiterentwicklung brilliert?

Dann laden wir dich herzlich zu einem unverbindlichen Gespräch ein. Lass uns gemeinsam herausfinden, wie wir dich und dein Unternehmen dabei unterstützen können, die volle Kraft des bewussten Umgangs mit "Arbeit im vs. Arbeit am System" zu entfalten!